Tijd besparen op je mailverkeer? 5 tips!

Mail traceren tijd besparen virtual assistant

Tijd besparen op je mailverkeer? 5 tips!

Assisting You

 

Tijd besparen op je mailverkeer? 5 tips!

Tijd besparen op je mailverkeer.. Is dat niet iets dat we allemaal wel willen? We moeten toch eerlijk zijn. Het grootste deel dat binnenkomt aan mailtjes kunnen we afschrijven als junk. Toch worden we elke keer weer door die notificatie verleid om even met de mail aan de slag te gaan. Zonde van de tijd! Ik geef je 5 slimme tips om tijd te besparen op je mailverkeer.

 

  1. Mail traceren

Weet je dat je een mail kunt traceren? Hier zijn meerdere mogelijkheden voor. Wanneer je gebruik maakt van Outlook en interne mails wilt traceren, dan kun je gebruik maken van de standaard ontvangstbevestiging. Werk je met Outlook en wil je externe mail traceren? Dan is GetNotify een superhandige tool om in te zetten. Zo ben je geen tijd meer kwijt om na te bellen of iemand je mail wel ontvangen heeft.

 

  1. Mail traceren in Gmail

De mail traceren kan je in meerdere situaties tijd besparen. Dit is natuurlijk niet alleen het geval als je gebruik maakt van Outlook. Er zijn ook veel bedrijven die Gmail gebruiken. Ook de mail traceren in Gmail is goed mogelijk. Hiervoor kun je het best gebruik maken van de Bananatag.

 

  1. Mail archiveren

Als Virtual Assistant weet ik hoe belangrijk een specifieke mail kan zijn. Ik weet ook hoe warm je het ervan kunt krijgen als je een mail niet meer terug kunt vinden. Vreselijk! Hier is gelukkig een goede oplossing voor. Zowel in Outlook als in Gmail kun je mail archiveren. In Outlook zit de functie standaard in het programma. Werk je met Gmail? Dan kun je het best gebruik maken van de tool Upsafe Free Gmail Backup. Overigens heeft Gmail zelf ook wel een archiveringsfunctie, maar de Upsafe tool werkt nét even beter.

 

  1. Mail back-uppen

We vergeten het eigenlijk allemaal, tot op het moment dat we op een pijnlijke manier weer worden gewezen op het belang van back-uppen. Ja, op dat moment is het natuurlijk al te laat en ben je alles kwijt. Het kan een regelrechte ramp zijn als je ineens niet meer bij je mailtjes kunt. Het kan je veel kosten, waaronder natuurlijk ook tijd. Dit wil je dus voorkomen! Gebruik je Outlook, dan maak je voor het back-uppen gebruik van een PST-bestand. Werk je met Gmail? Dan kun je voor deze activiteit ook gebruik maken van Upsafe Free Gmail Backup.

 

  1. Een Virtual Assistant inschakelen!

Een nóg makkelijkere manier om tijd te besparen op je mailverkeer? Simpel: schakel een Virtual Assistant in! Hiervoor ben je natuurlijk welkom bij Assisting You. Ik neem je niet alleen alle mailzorgen uit handen, maar de diensten strekken veel verder dan dat. Ontdek het allemaal op de website of neem eens contact op voor meer informatie.

 

Contact

 

Meer weten over Susanne Deijs – Dé Virtual Assistant? 

Virtual Assistant - Susanne Deijs